C’est un euphémisme de dire qu’il y a beaucoup de choix à faire quand on organise son mariage. Il faut déjà choisir la personne avec qui vous aurez envie de passer le reste de votre vie, ce qui peut s’avérer une épopée en soi. Si vous avez la chance d’avoir trouvé votre douce moitié, s’ensuivront le choix de la bague de fiançailles, le choix du meilleur moment pour faire la grande demande, le choix d’une date qui vous conviendra à tous les deux… et à au moins 95% de votre entourage. J'aimerais aborder aujourd'hui LA plus grande décision que vous aurez à prendre, laquelle aura une incidence sur chacune de vos décisions ultérieures :
Le choix du lieu de votre réception.
Ce lieu parfait, c'est la fondation de toute l'organisation de votre mariage. Et c'est aussi ce qui va représenter entre 40 et 50% de votre budget global, combiné avec la nourriture, l'alcool et l'espace cérémonie. Il faut donc le choisir avec grande précaution!
Avant d'entamer vos recherches, votre partenaire et vous devriez avoir une bonne discussion pour savoir quel type de lieux vous convient le mieux:
-Souhaitez-vous un mariage religieux dans un lieu de culte ou une union civile célébrée sur place?
-Au niveau du nombre d’invités, on parle d’un petit comité intime de 30 personnes ou d’une grosse fiesta pour 300?
-Quel genre d'endroit aimez-vous particulièrement? Une ancienne usine reconvertie en galerie d'art? Un hôtel-boutique au centre-ville? Une auberge romantique au bord de l'eau? Si vous avez dit une villa en Toscane, on vous comprend!
Armés de ces réponses, vous pourrez ensuite commencer vos recherches du lieu idéal. Outre ce cher Google et les hashtags sur Instagram, les références de parents et d’amis peuvent êtres très utiles, tout comme les blogues de photographes ou de planificateurs de mariage : vous y verrez de nombreux mariages dans des salles pour lesquelles vous aviez peut-être un coup de cœur, mais ils vous guideront certainement vers des lieux inusités ou dont vous ne soupçonniez pas l’existence. (On vous propose de belles suggestions ici, ici et ici!)
Pour éviter les crises existentielles (et maintenir l’harmonie de votre couple), je vous suggère de retenir deux endroits que vous pourrez comparer, maximum trois si vous avez des nerfs d’acier. Voici mon top 10 des choses importantes à vérifier avant de choisir une salle pour un mariage:
Je remarque souvent que les salles ont tendance à être généreuses quand ils donnent leur capacité maximale. Il ne faut pas oublier qu'en plus des tables, vous aurez besoin d'un espace pour le DJ (ou le band!), d'une piste de danse, d'un coin pour le photobooth ou pour les enfants... vous aurez peut-être une table à desserts ou à cadeaux? Êtes-vous à l'aise avec l'idée d'enlever des tables à la fin du repas pour créer votre piste de danse? Je préfère donc toujours demander : quelles est la capacité maximale pour être confortable et ne pas se piler sur les pieds? Par contre, c'est aussi important de connaître le nombre minimum demandé! Si votre grande salle peut recevoir 200 adultes et qu'au final, vous n'avez que 125 invités, on vous chargera probablement une pénalité ou on vous demandera de dépenser le manque à gagner, ou alors on vous installera dans une salle plus petite qui ne vous convient peut-être pas.
Non seulement pour l’installation le jour du mariage, mais aussi pour le démontage. Certains endroits vous permettront de revenir le lendemain, d’autres vous obligeront à remettre les lieux en état avant de quitter. C’est une information qu’il vous faudra absolument mentionner à vos fournisseurs, car des frais de démontage de nuit pourraient s’appliquer. Si vos plans sont de faire la fiesta jusqu'aux petites heures de la nuit, informez-vous aussi de l'heure à laquelle le mariage doit se terminer. Dans certains lieux, c'est 23h en raison de la proximité des voisins.
Qui dit mariage au Québec dit possibilité de pluie. Ne jouez pas à l'autruche en vous disant qu'il va faire beau, et assurez-vous de comprendre quels sont les scénarios prévus en cas de pluie, surtout si votre cérémonie et votre réception ont lieu au même endroit. Est-ce que la salle qu'on vous propose est assez grande pour que tous vos invités soient assis pour la cérémonie? Est-ce qu'elle vous plaît? Est-ce que c'est dans un endroit privé, ou si c'est un passage fréquenté par les autres clients (dans le cas d'un hôtel, par exemple)? Si on vous propose de faire la cérémonie, le cocktail et la réception au même endroit en cas de pluie, sachez que ça risque d'être un peu chaotique le temps que le mobilier soit déplacé.
Est-ce que l’endroit vous offre certains éléments sans frais supplémentaires? Tables, chaises, nappes, serviettes de table, mobilier de jardin, décor? Demandez à voir le matériel, informez-vous des couleurs et des dimensions, assurez-vous des quantités disponibles. Est-ce qu’ils ont de l’éclairage, un système de son, un projecteur et un écran? Et si vous souhaitez tout louer de votre côté, est-ce que la salle peut entreposer son propre matériel? Vous chargeront-ils des frais?
Certains lieux comportent de nombreuses salles et célèbrent plus d'un mariage à la fois. Certains couples tiennent à se retrouver uniquement avec leurs familles et leurs amis, alors si cet aspect est essentiel pour vous, n'oubliez pas de valider ce point.
Cela peut sembler être un petit détail, mais si vous aviez en tête d’avoir des centaines de bougies dans votre salle, c’est important de poser la question. Ce n'est pas le genre d'information qu'on aime apprendre le Jour J. La plupart du temps, les flammes nues, c'est à dire non-protégées, sont interdites. Certains endroits peuvent exiger des bougies LED à piles, ce qui n’a pas le même effet, avouez!
Certaines salles travaillent en exclusivité avec des traiteurs, des entreprises offrant des services de bar, des fleuristes ou des compagnies en audiovisuel, alors c'est important dès le départ de vous assurez que ces fournisseurs correspondent bien à votre style ou à vos goûts personnels. Dans certains cas, on vous donnera le choix d'y aller avec d'autres fournisseurs que ceux suggérés, mais on pourrait alors vous charger une redevance ou une pénalité. D’où l’importance de poser la question dès le départ.
Qui, de la salle ou vous, est responsable de monter les tables et les chaises? D'installer vos marques-places ou les petits cadeaux des invités? Qui apportera le gâteau dans la salle au moment voulu? Qui se chargera de déplacer les chaises de l'espace cérémonie à l'espace réception si vous utilisez les mêmes? Idem pour votre arche ou votre décor de cérémonie: qui pourra les transférer d'un lieu à l'autre? Si vous louez uniquement des sous-assiettes ou de jolis verres colorés pour agrémenter vos tables, est-ce que la salle va les installer même si ça ne lui appartient pas? Si vous avez une planificatrice de mariage, elle se chargera normalement de tout cela. Certaines coordonnatrices de salle prendront cette responsabilité, mais d'autres non. Encore une fois, discuter de cela dès que possible vous évitera des mauvaises surprises. Rappelez-vous qu'il ne faut rien tenir pour acquis!
En plus des frais de location de salle, informez-vous des frais de nettoyage, d’électricité (un band demande beaucoup plus d’ampérages qu’un DJ!), de mise en place de la salle ou de l'espace cérémonie ou d’entreposage. Est-ce que le vestiaire est inclus? Qu'en est-il des frais de SOCAN ou de Re: sonne (droits d'auteur pour la musique diffusée)? Si vous vous mariez en juillet et que la salle ne possède pas de système de climatisation, est-ce à vous de le prévoir? Tous ces frais mis bout à bout peuvent drastiquement faire augmenter votre budget...
Si vous avez un énorme coup de cœur pour une salle, demandez toujours à voir un exemple de contrat et prenez le temps de lire toutes les clauses : que se passe-t-il si vous devez annuler ou reporter votre mariage (disons en raison d'une pandémie...)? Est-ce que la salle demande des revenus minimums en nourriture et boissons? Si le groupe se réduit considérablement, est-ce qu’on pourrait vous changer de salle? À quoi ressemble le calendrier des paiements? Assurez-vous que tout ce dont vous aurez convenu ensemble sera indiqué au contrat final. Si le lieu choisi vous offre d'autres services (nourriture et alcool, par exemple), c'est important d'avoir un estimé des coûts, même s'il est préliminaire. Pour l'exercice, essayez d'être le plus précis possible dans vos demandes afin d'avoir un tarif, incluant les taxes, le service et tous les frais additionnels, qui sera le plus près possible de la réalité.
Dernier conseil essentiel: rendez-vous sur place pour visiter les lieux! Rencontrez le coordonnateur ou le responsable, voyez si le courant passe entre vous, combien de temps il met pour répondre à vos appels ou vos courriels et à quel point ses réponses sont précises. Si tout semble allez de travers dès le début, dites-vous que les choses deviendront encore plus complexes au fur et à mesure que vous approcherez de la date de votre mariage… et que votre niveau de stress augmentera.
Et si vous avez le tournis après avoir passé une semaine intensive et totalement non-productive à faire des recherches sur le Web et à envoyer 786 courriels, c'est peut-être le temps de nous contacter!
Cela fera bientôt 10 ans que j’ai organisé mon premier mariage et chaque fois que je rencontre un nouveau couple et qu’on discute de ce qu’ils veulent et ne veulent pas pour leur grand jour, ils me répondent pratiquement tous la même chose…
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Si je n'ai pas poursuivi une carrière dans le milieu des arts, mon intérêt pour la chose artistique est demeurée et je reste sensible à la création et à l'esthétisme. Ce ne sera donc pas une surprise pour personne si je vous dis que pour moi, l'une des décisions primordiales pour un mariage, c'est
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